Die helloCash Artikelverwaltung erleichtert dir das Management deines gesamten Artikelstammes. In diesem Beitrag erklären wir dir alles Wichtige, was du über die Funktionalität der Artikelverwaltung wissen solltest.
Was ist die helloCash Artikelverwaltung?
In der Artikelverwaltung kannst du alle Artikel, welche du bei der Erstellung von Rechnungen benötigst, bearbeiten. Du kannst Artikel anlegen, bearbeiten und sortieren, damit die Struktur deiner Artikel für dich optimal ist. Die Artikelverwaltung ist unter Kassensystem > Artikel > Artikelverwaltung zu finden. Im Folgenden erklären wir dir wichtige Begrifflichkeiten und Funktionen der Artikelverwaltung.
Kategorien
In der obigen Abbildung findest du in der linken Spalte deine Kategorien. Diese verhalten sich wie Ordner und dienen dazu, dass du deine Artikel beim Erstellen der Rechnung schnell findest.
Eine Kategorie kannst du durch den Klick auf den Button „+ Anlegen“ erstellen und eine Farbe sowie eine Bezeichnung vergeben. Artikel können dann den erstellten Kategorien zugewiesen werden. Dies ist beim Erstellen des jeweiligen Artikels möglich.
Du hast auch die Möglichkeit, gewisse Artikel keiner Kategorie zuzuordnen. So werden sie gleich als erstes angezeigt. Kategorien werden bei der Rechnungserstellung jedoch immer vor Artikeln angezeigt. Dies kann auch nicht vermischt werden.
Weiter oben hast du auch die Möglichkeit, die Kategorien zu sortieren und sogar zu verschachteln. Klicke dazu auf den Button „Sortieren“. Indem du nun auf eine Kategorie klickst und diese mit gedrückter Maustaste verschiebst, kannst du die Kategorien in eine beliebige Reihenfolge bringen. Möchtest du eine Kategorie einer anderen unterordnen, verschiebst du die Subkategorie unter der Hauptkategorie nach rechts. Mit Klick auf „Speichern“ schließt du das Sortieren ab.
Artikel
Rechts findest du in der Artikelverwaltung, alle Artikel übersichtlich aufgelistet. Dort kannst du auf einem Blick die Bezeichnung und den Verkaufspreis ablesen und, ob und in welcher Kategorie sich der Artikel befindet.
Artikel bearbeiten und löschen
Für mehr Informationen bzw. zum Bearbeiten des Artikels kannst du auf das Stift-Symbol klicken. Eine schnelle Bearbeitung der Bezeichnung oder des Preises ist auch direkt in der Übersicht möglich. Klicke direkt auf die jeweilige Bezeichnung oder den jeweiligen Preis und schon kannst du Änderungen vornehmen. Bestätige diese mit Enter oder klicke einfach woanders hin.
Möchtest du mehrere Artikel bearbeiten, kannst du diese mit dem Setzen eines Häkchens auswählen und danach oben auf „Bearbeiten“ klicken. Beim Löschen ist dasselbe möglich, jedoch muss hier das Papierkorbsymbol ausgewählt werden.
Artikel sortieren
Über der Artikelauflistung findest du noch eine Suchleiste, sowie ein Drop-down-Menü für die Sortierung. Für die Sortierung innerhalb einer Kategorie kannst du auf den Button „Sortieren“ klicken. Auch hier kannst du die Artikel mit gedrückter Maustaste verschieben.
Artikel erstellen
Möchtest du einen neuen Artikel erstellen, klicke auf den Button „+ Anlegen“. Nun kannst du die gewünschten Daten in den verschiedenen Reitern „Artikel“, „Erweitert“, „Besteuerung“ und „Lagerbestand“ ausfüllen. Beachte bitte, dass die mit einem Sternchen gekennzeichneten Felder ausgefüllt werden müssen. Du schließt die Erstellung des Artikels mittels Klick auf „Speichern“ ab.
Artikel importieren bzw. exportieren
Du hast eine Vielzahl von Artikel und möchtest nicht händisch jeden einzelnen Artikel erstellen? Dann kannst du die Artikel einfach anhand einer CSV-Datei importieren. Wähle dazu unter den drei Punkten „Importieren“ aus. Im anschließenden Fenster kannst du eine Vorlage herunterladen, welche beispielsweise mit Excel geöffnet und bearbeitet werden kann. Du findest dort auch eine Erläuterung der einzelnen Spalten. Nachdem du die Vorlage mit deinen Artikeldaten gefüllt hast, kannst du die CSV-Datei wieder hochladen.
Um schnell eine Liste deiner bereits bestehenden Artikel in helloCash inklusive deren Daten zu erhalten, kannst du rechts oben eine CSV-Datei exportieren. Diese lässt sich ebenfalls beispielsweise mit Excel öffnen.
Artikel Scannen
Besitzt du einen Barcodescanner, so ermöglicht dir der Button “Scannen” die schnelle Suche nach einem Produkt in der Artikelverwaltung. Voraussetzung ist natürlich, dass du den Barcode bei den Artikeln hinterlegt hast. Dies ist beim Anlegen oder Bearbeiten eines Artikels unter „Erweitert“ beim Feld EAN-Code oder durch Klicken auf das Code-Symbol möglich.
Mindestbestand hinterlegen
Du kannst in helloCash bei jedem Artikel einen Mindestbestand hinterlegen und den Lagerbestand an die Verkaufsbewegungen anpassen. Klicke beim jeweiligen Artikel auf das Stift-Symbol, welches neben dem Papierkorb ist.
Es öffnet sich jetzt ein Fenster, in welchem du die Artikeldetails bearbeiten kannst. Wenn du auf den vierten Tab klickst, öffnet sich der Lagerbestand. Hier kannst du nun den Mindestbestand hinterlegen, auswählen, ob der Lagerbestand negativ werden darf, und auch den Status einstellen.
Wenn du den Status “Lagerbestand an Verkaufsbewegungen anpassen und warnen bei Mindestbestand” auswählst, schickt das System automatisch eine E-Mail-Warnung, sobald der Mindestbestand erreicht oder überschritten wurde. Wählst du nur „Lagerbestand an Verkaufsbewegungen anpassen“ aus, wird dein Lagerbestand zwar mit jedem verkauften Artikel runtergezählt, du erhältst jedoch keine E-Mail-Warnung. Die letzte Auswahlmöglichkeit „Lagerbestand nicht an Verkaufsbewegungen anpassen“ bedeutet, dass der Lagerbestand auch nicht beim Verkauf von Artikeln herunterzählt.
Wenn du generell keine Warnungen zum Mindestbestand bekommen möchtest, kannst du das direkt in deiner Kasse deaktivieren.
Gehe zu Kassensystem > Einstellungen > Allgemein > Benachrichtigungen und entferne das Häkchen bei “Warnungen zum Lagerbestand”. Du bekommst von nun an keine Warnungen mehr darüber.
Hier findest du noch weitere FAQ Artikel, welche für dich interessant sein könnten:
- Wie kann ich Daten in helloCash importieren?
- Wie und wo du Artikel, Dienstleistungen und Kategorien bei helloCash anlegen kannst
Bei Fragen rund um die Artikelverwaltung kannst du dich gerne an unseren Support wenden. Wir helfen dir gerne weiter!
