Die Funktion, einzelne Positionen “für später” zu speichern, existiert schon länger in helloCash. Da hier jedoch immer wieder Fragen und Unklarheiten aufkommen, versuchen wir, die wichtigsten Punkte in einem Artikel zusammenzufassen.
Bitte beachte jedoch, dass der Artikel keine steuerrechtliche Beratung ersetzen kann. Frag im Zweifel also immer deine Steuerberatung oder Buchhaltung, ob die “Rechnung parken”-Funktion in deiner Branche bzw. für deinen Einsatzzweck erlaubt beziehungsweise sinnvoll ist.
Wozu Rechnungen “parken”?
Der Einsatzzweck dieser Funktion ist sehr vielfältig. Es macht immer dann Sinn, Positionen für später zu speichern, wenn dein Gegenüber nicht sofort bezahlt beziehungsweise auch du deine Leistungen in Teilen erbringst und erst dann mit deinen Kunden abrechnest.
Als typisches Beispiel sei hier ein Beherbergungsbetrieb genannt, bei dem die Gäste neben Nächtigungen auch andere Leistungen wie Speisen und Getränke konsumieren. Wenn noch nicht klar feststeht, wie der Gesamtpreis am Ende sein wird, kannst du sämtliche Positionen deiner Gäste speichern und jederzeit wieder aufrufen. Sobald dann abgerechnet wird, kannst du die zwischengespeicherte Rechnung aufrufen und abschließen.
Ein weiterer Anwendungsfall wäre im Handel, wenn du deinen Kundinnen und Kunden erlaubst, bei dir “anzuschreiben”. Gestattest du einer Stammkundschaft, die Zahlung erst beim nächsten Besuch vorzunehmen, kannst du ebenfalls auf “Rechnung parken” gehen und die gespeicherte Rechnung beim nächsten Mal abschließen.
Erbringst du jedoch alle Leistungen auf einmal und deine Kunden überweisen später, kannst du stattdessen “Rechnung unbar” verwenden und die Rechnung sofort abschließen.
Wo finde ich die Rechnung parken Funktion?
Du findest das “Rechnung parken” – Feature direkt, wenn du auf “Rechnung erstellen” gehst. Klicke dann, nachdem du alle Artikel oder Dienstleistungen eingegeben hast, einfach unten auf das Feld “parken” :
Danach wirst du gefragt, welche Bezeichnung deine geparkten Positionen erhalten sollen.
Nachdem du einen Namen ausgewählt hast und auf “Speichern” gegangen bist, kannst du zu einem beliebigen anderen Bereich in deinem Kassensystem wechseln.
Willst du die Rechnung später abschließen oder weitere Rechnungspositionen hinzufügen und diese erneut speichern, gehe einfach auf Rechnung erstellen und danach auf “Aufrufen”. Scrolle zur gewünschten Rechnung und klicke auf “Laden”. Schon kannst du mit den gespeicherten Positionen fortfahren:
Benötigst du geparkte Rechnungen nicht mehr oder hast du irrtümlich Rechnungen geparkt, gehe einfach nach dem Aufrufen auf “Archivieren”, dann werden geparkte Positionen gelöscht.
Benötige ich Premium, um Rechnungen zu parken?
Nein, du kannst dieses Feature in jedem Preismodell nutzen.
Somit ist diese Funktion bereits ab der Gratiskasse nutzbar.
Wichtiger Hinweis für Nutzer der Gastrokasse:
In der Gastro-Oberfläche der Gastrokasse erfüllen die Bestellungen an den Tischen die Funktion der geparkten Rechnungen. Somit gibt es hier keine “extra” Parken-Funktion.
Wechselt du hingegen in die Standardoberfläche unter Einstellungen-Allgemein-Kasse, so kannst du hier auch Rechnungen parken. Weiters siehst du hier praktischerweise jene offenen Bestellungen als geparkte Rechnungen, die du zuvor in der Gastro-Ansicht an den Tischen aufgenommen hast. Somit kannst du als Gastro-Nutzer auch in der Standard-Oberfläche alle Bestellungen abschließen, die du zuvor in der Gastro-Oberfläche aufgenommen hast.
Wir wollen auch hier nochmal erwähnen, dass dieser Artikel keine rechtliche Empfehlung darstellen soll. Wende dich daher bei steuerrechtlichen Fragen zur Parken-Funktion immer an deine Steuerberatung oder Buchhaltung.
Für alle weiteren Fragen zur Rechnung-parken-Funktion kannst du gerne unseren hilfsbereiten Support kontaktieren.
