Du möchtest eine Gutschrift erstellen? Das ist in der helloCash-Kasse ganz einfach möglich. Wir erklären dir kurz und knapp, wie das funktioniert mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Was muss davor beachtet werden?
Es gibt mehrere Wege eine Gutschrift für einen Artikel oder eine Dienstleistung zu erstellen. Wichtig ist, dass du davor unbedingt mit deinem Steuerberater und/oder deinem Buchhalter Absprache hältst. Hier findest du drei verschiedene Arten eine Gutschrift zu erstellen als Schritt-für-Schritt-Anleitung.
eine einmalige Gutschrift erstellen
Wenn du einmal eine Gutschrift erstellen willst und es mit deinem Steuerberater und/oder Buchhalter abgesprochen hast, kannst du dies über “Kassensystem” -> “Rechnung erstellen” machen und dann auf “+Position” klicken.
Hier kannst du auf die Rechnung verweisen in dem du sie “Gutschrift zur Rechnung XXXX” betitelst. Somit kannst du und auch dein Steuerberater und/oder dein Buchhalter immer nachvollziehen, zu welcher vorhandenen Rechnung diese Gutschrift gehört. Bei dem Preis (Brutto) gibst du vor dem Beitrag einfach ein “-“ davor. In diesem Beispiel also “-20”. Danach triffst du noch die Einstellungen für Umsatzsteuer und Umsatzzuweisung und speicherst die neue Position.
Nun kannst du auf Zahlung gehen und die Rechnungserstellung abschließen.
Gutschrift erstellen und das Warenwirtschaftssystem mit einbeziehen
Hast du ein Warenwirtschaftssystem und bekommst einen Artikel zurück, für den du eine Gutschrift erstellen willst, geht das auch ganz einfach. Gehe auf “Kassensystem” -> “Rechnung erstellen” und füge den Artikel zur Rechnung hinzu.
Mit einem Klick auf das Bleistiftsymbol öffnest du ein Fenster zum Ändern des Artikels. Hier klickst du dann auf das Minus bei der Anzahl “-1”, beim Namen kannst du die Rechnungsnummer dazuschreiben, danach speichern und über Zahlung die Gutschrift abschließen.
System für mehrere Gutschriften vorbereiten
Wenn du immer wieder Gutschriften über Artikel oder Dienstleistung erstellen willst und das zuvor mit deinem Steuerberater und/oder deinem Buchhalter abgesprochen hast, kannst du auch einen eigenen Artikel für die Gutschriften erstellen. Hier zu legst du unter “Kassensystem” -> “Artikel” -> Artikelverwaltung” einen neuen Artikel, wie im Bild ersichtlich, an und speicherst diesen.
Nun kannst du bei Gutschriften einfach diesen Artikel der Rechnung hinzufügen und bearbeiten.
Wann kann die Erstellung einer Gutschrift notwendig sein?
Unter Gutschrift im kaufmännischen Bereich wird eine Rechnungskorrektur verstanden. Eine Gutschrift kann also dann zur Anwendung kommen, wenn eine Rechnung korrigiert werden muss. Beispiele für Anwendungsfälle sind zu viel bezahlte Beträge oder fehlerhafte Rechnungsbeträge, weil ein falscher Artikel eingegeben und abkassiert wurde.
Wichtig ist, dass du davor unbedingt mit deinem Steuerberater und/oder deinem Buchhalter Absprache hältst.
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