Was für deinen Betrieb geplant ist und wie du dich am besten vorbereitest: sowie ein paar praktische Tipps, die du jetzt schon mit der Kassenlösung von helloCash umsetzen kannst.
Du bist Dienstleister oder kleiner Einzelhändler und nutzt noch eine offene Ladenkasse? Dann solltest du die geplante Registrierkassenpflicht in Deutschland ab 2028 im Blick behalten. Nach dem Regierungsentwurf müssten bestimmte Betriebe ab dem 1. Januar 2028 eine elektronische Kasse einsetzen. Ob du betroffen bist, hängt vor allem von deinem Umsatz und möglichen Ausnahmen ab.
Wichtig: Stand Mitte Oktober 2026 ist die Registrierkassenpflicht noch nicht endgültig beschlossen. Umsatzgrenzen, Termine und Ausnahmen in diesem Artikel sind geplante Vorgaben. Sie können sich im weiteren Gesetzgebungsverfahren noch ändern.
In diesem Artikel erfährst du, was der Entwurf für deinen Kassenalltag bedeutet, warum deine Umsätze aus 2026 bereits wichtig sind und worauf du bei TSE, digitalen Belegen und E-Rechnung achten solltest.
Inhaltsverzeichnis
- Was zur Registrierkassenpflicht ab 2028 geplant ist
- Welche geplanten Umsatzgrenzen für deinen Betrieb zählen
- So könnte sich die Regelung in deinem Laden auswirken
- Wie es mit der offenen Ladenkasse weitergehen könnte
- Welche Ausnahmen für deinen Betrieb infrage kommen könnten
- Was deine elektronische Kasse können muss
- Mit helloCash deine Kassenführung digitalisieren
- Was bei digitalen Kassenbelegen geplant ist
- Warum du die E-Rechnung bei der Kassenwahl mitdenken solltest
- Digitale Zahlungsmöglichkeiten für deinen Betrieb
- Welche Sanktionen der Entwurf vorsieht
- So bereitest du deinen Betrieb auf die geplante Kassenpflicht vor
- Was du für deine Planung mitnehmen kannst
Grundlage der hier vorgestellten Empfehlungen ist die TAXFLIX-Fachpräsentation „Kassenpflicht zum 01.01.2028“ von Dipl.-Finanzwirt Tobias Teutemacher vom 6. Oktober 2026. Ergänzend beziehen wir uns auf die offiziellen Informationen des Bundesministeriums der Finanzen und der Bundesregierung zum Regierungsentwurf vom 23. September 2026. Die Quellen findest du am Ende des Artikels.
Was zur Registrierkassenpflicht ab 2028 geplant ist
Die Bundesregierung möchte die Kassenführung stärker digitalisieren und Steuerhinterziehung erschweren. Der Entwurf soll auch für fairere Bedingungen zwischen Betrieben sorgen, die ihre Einnahmen korrekt erfassen.
Nach frühen Entwurfsfassungen im Juni 2026 veröffentlichte das Bundesfinanzministerium am 7. August 2026 einen offiziellen Entwurf. Am 23. September 2026 beschloss das Bundeskabinett den Regierungsentwurf. Der ursprünglich vorgesehene Start zum 1. Januar 2027 wurde im Verlauf der Ausarbeitung auf den 1. Januar 2028 verschoben.
Für dich wäre die wichtigste Änderung: Wenn dein Betrieb unter die geplante Pflicht fällt, könntest du deine Einnahmen künftig nicht mehr ausschließlich mit einer offenen Ladenkasse erfassen. Du müsstest eine elektronische Kasse mit technischer Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, verwenden. Der Kabinettsbeschluss allein macht diese Vorgaben aber noch nicht zu geltendem Recht.
Welche geplanten Umsatzgrenzen für deinen Betrieb zählen
Für die Frage, ob du betroffen wärst, musst du zwei Jahreswerte betrachten: deinen Gesamtumsatz und deine Barumsätze. Nach dem Regierungsentwurf soll die Kassenpflicht an einen Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro im Kalenderjahr anknüpfen. Für Betriebe mit jährlichen Barumsätzen unter 12.000 Euro ist eine Ausnahme vorgesehen.
- Geplanter Gesamtumsatz: Entscheidend ist dein gesamter maßgeblicher Jahresumsatz, nicht nur das Geld, das bar in deine Kasse fließt.
- Geplante Barumsatz-Ausnahme: Wenn du im Jahr weniger als 12.000 Euro bar einnimmst, soll nach dem Entwurf eine Ausnahme greifen.
Beide Werte sind also wichtig. Lass gerade bei Umsätzen an einer Grenze prüfen, wie der maßgebliche Umsatz nach dem endgültigen Gesetzeswortlaut zu berechnen ist. Die Beträge sind weiterhin geplante Grenzen, keine bereits geltenden Vorgaben.
So könnte sich die Regelung in deinem Laden auswirken
Angenommen, du erzielst 2026 mit deinem Laden 150.000 Euro Gesamtumsatz. Davon zahlen deine Kunden 35.000 Euro bar. Damit lägst du deutlich über beiden geplanten Werten. Nach dem derzeitigen Entwurf müsstest du ab dem 1. Januar 2028 eine elektronische Kasse nutzen, sofern keine weitere Ausnahme für dich gilt.
Bei 90.000 Euro Gesamtumsatz und 25.000 Euro Barumsatz würdest du dagegen die geplante Gesamtumsatzgrenze nicht überschreiten. Hohe Bareinnahmen allein würden die vorgesehene Pflicht somit nicht auslösen.
Warum du deine Umsätze aus 2026 im Blick behalten solltest
Wenn du noch eine offene Ladenkasse verwendest, lohnt sich die Umsatzkontrolle schon jetzt. Nach dem Regierungsentwurf wäre das Jahr 2026 für die erstmalige Kassenpflicht zum 1. Januar 2028 maßgeblich.
Werte deinen Gesamtumsatz und deine Bareinnahmen regelmäßig getrennt aus und dokumentiere sie nachvollziehbar. Besprich mit deinem Steuerberater, welche Umsätze in die Berechnung einfließen und ob eine Ausnahme für deinen Betrieb infrage kommt.
So erkennst du frühzeitig, ob du eine Umstellung einplanen solltest. Du hast dann Zeit, eine passende Kasse auszuwählen, deine Artikel oder Dienstleistungen anzulegen und dein Team mit den neuen Abläufen vertraut zu machen.
Was bei einer späteren Überschreitung vorgesehen ist
Erfüllst du die Voraussetzungen erstmals 2027 oder in einem späteren Jahr, soll die Kassenpflicht nach dem Entwurf jeweils am 1. Juli des Folgejahres beginnen. Bei einer erstmaligen Überschreitung im Jahr 2027 wäre damit der 1. Juli 2028 als Start vorgesehen. Auch diese Termine stehen unter dem Vorbehalt des weiteren Gesetzgebungsverfahrens.
Wie es mit der offenen Ladenkasse weitergehen könnte
Eine offene Ladenkasse ist eine Kasse ohne elektronische Erfassung, zum Beispiel eine Geldkassette. Bislang gibt es in Deutschland keine allgemeine Pflicht, eine elektronische Registrierkasse anzuschaffen. Auch mit einer offenen Ladenkasse musst du deine Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß aufzeichnen.
Nach den geplanten Regeln könnte die offene Ladenkasse für Betriebe außerhalb der Kassenpflicht weiterhin infrage kommen. Fällst du dagegen unter die neue Pflicht und greift keine Ausnahme, müsstest du auf ein entsprechendes elektronisches Kassensystem umsteigen. Die offene Ladenkasse wäre also nicht pauschal für alle Betriebe abgeschafft.
Welche Ausnahmen für deinen Betrieb infrage kommen könnten
Neben der Ausnahme für geringe Barumsätze sind weitere Erleichterungen geplant. Der Diskussionsentwurf zur Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung berücksichtigt unter anderem Verkäufe außerhalb einer festen Betriebsstätte, zum Beispiel
- Marktstände und mobile Verkaufsstellen
- Foodtrucks und Schausteller
- Verkaufsstände auf Weihnachtsmärkten und Volksfesten
- Mobile Dienstleistungen, etwa Friseurbesuche außerhalb des eigenen Salons
- Bestimmte Tätigkeiten außerhalb der eigenen Betriebsstätte und sogenannte Vertrauenskassen
Für dich ist dabei entscheidend, welche Bedingungen für deine konkrete Tätigkeit gelten würden. Eine Ausnahme von der sofortigen elektronischen Erfassung bedeutet nicht automatisch, dass du auf elektronische Aufzeichnungen ganz verzichten könntest. Für bestimmte mobile oder vorübergehende Verkaufsstellen sieht der Diskussionsentwurf eine spätere Erfassung der Einnahmen im elektronischen System vor. Fristen und Voraussetzungen hängen vom jeweiligen Fall ab.
Auch eine Befreiung durch das Finanzamt wäre unter bestimmten Voraussetzungen denkbar, etwa bei sachlichen Härten. Eine dauerhafte Befreiung ist nach der in der Fachpräsentation erläuterten Entwurfsfassung jedoch nicht vorgesehen. Gehe deshalb nicht allein aufgrund deiner Branche davon aus, dass du ausgenommen wärst. Die geplanten Ausnahmen können sich noch ändern.
Was deine elektronische Kasse können muss
Nutzt du bereits eine elektronische Kasse, gelten viele Anforderungen schon heute. Die geplante Registrierkassenpflicht würde vor allem weitere Betriebe dazu verpflichten, ein solches System einzusetzen. Diese Punkte solltest du bei deiner bestehenden Kasse oder bei einer Neuanschaffung prüfen:
- TSE: Die technische Sicherheitseinrichtung schützt deine elektronischen Kassenaufzeichnungen vor nachträglicher Manipulation.
- Einzelaufzeichnung: Deine Kasse muss die einzelnen Geschäftsvorfälle entsprechend den gesetzlichen Vorgaben erfassen, etwa jeden Verkauf und jede Stornierung.
- DSFinV-K: Über diese standardisierte Schnittstelle müssen sich deine Kassendaten für eine steuerliche Prüfung bereitstellen lassen.
- Datensicherung und Archivierung: Deine Aufzeichnungen müssen vollständig, nachvollziehbar und entsprechend den geltenden Vorgaben gespeichert und aufbewahrt werden. Dazu gehören auch die Anforderungen der GoBD.
- Verfahrensdokumentation: Halte fest, wie du deine Kasse im Betrieb verwendest, wer welche Aufgaben übernimmt und wie du Daten sicherst.
Du musst dafür nicht jeden technischen Begriff im Detail kennen. Lass dir vom Anbieter zeigen, wie die Anforderungen umgesetzt werden, und stimme die Abläufe mit deinem Steuerberater ab.
Mit helloCash deine Kassenführung digitalisieren
Wenn du von der offenen Ladenkasse auf eine digitale Lösung umsteigen möchtest, lohnt es sich, dich schon heute mit helloCash zu beschäftigen. helloCash bietet in Deutschland eine elektronische Registrierkasse mit integrierter TSE, die in der Basisversion sogar gratis ist. Damit ist der Schutz der elektronischen Kassenaufzeichnungen bereits Teil der Lösung.
Möchtest du helloCash für deinen Betrieb kennenlernen? Teste jetzt das kostenlose Kassensystem von helloCash und probiere auch alle erweiterten Funktionen 30 Tage lang gratis.
Was bei digitalen Kassenbelegen geplant ist
Auch bei der Belegausgabe könnte sich dein Alltag ändern. Heute musst du bei entsprechenden elektronischen Kassensystemen grundsätzlich einen Beleg ausgeben. Nach dem Regierungsentwurf sollen Belege ab 2028 vorrangig digital bereitgestellt werden, zum Beispiel über einen QR-Code oder einen Download-Link. Möchten deine Kunden ausdrücklich eine Papierquittung, sollen sie weiterhin Anspruch darauf haben.
Für deinen Betrieb hieße das: Prüfe, wie du deinen Kunden den Beleg direkt beim Bezahlen zugänglich machen kannst. Das könnte Papier sparen und die Belegverwaltung vereinfachen. Auch hier bist du mit helloCash bereits gut beraten. Wie die digitale Bereitstellung genau aussehen muss, hängt von der endgültigen Regelung ab.
Warum du die E-Rechnung bei der Kassenwahl mitdenken solltest
Du hast sicherlich schon von der E-Rechnung gehört. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Das betrifft auch dich, wenn du als Kleinunternehmer tätig bist. Anders als die geplante Registrierkassenpflicht ist diese Vorgabe bereits gesetzlich geregelt.
Für die Ausstellung bei bestimmten Geschäften zwischen inländischen Unternehmen gelten Übergangsfristen.
- Bis Ende 2026 kannst du grundsätzlich noch Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – andere elektronische Rechnungen wie einfache PDFs ausstellen.
- Bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangsfrist bis Ende 2027.
- Ab 2028 sind für die betroffenen Umsätze grundsätzlich strukturierte E-Rechnungen erforderlich. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen, etwa für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Rechnungen von Kleinunternehmer.
Eine einfache PDF ist dabei noch keine E-Rechnung: Entscheidend sind strukturierte Daten, die sich elektronisch weiterverarbeiten lassen. Mehr dazu erfährst du in unserem Blogartikel zur E-Rechnungs-Pflicht.
E-Rechnungen mit helloCash empfangen und verwalten
Für den Empfang einer E-Rechnung genügt grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach. Mit dem Modul „Eingangsrechnungen“ von helloCash kannst du eingegangene Rechnungen außerdem übersichtlich verwalten und lesbar anzeigen lassen.
Lade deine Rechnung per Drag & Drop oder über den Uploadbutton hoch. Auch E-Rechnungen im XML-Format kannst du einlesen. helloCash bereitet die enthaltenen Rechnungsdaten lesbar auf, sodass du sie prüfen kannst, ohne dich durch den XML-Code arbeiten zu müssen.
Beim Kassensystem auch an die Rechnungserstellung denken
Wenn du eine neue Kassenlösung auswählst, solltest du deshalb neben der TSE auch deine Rechnungsabläufe berücksichtigen: Verkaufst du an Privatkunden oder an andere Unternehmen? Welche Kundendaten brauchst du, und wie gelangen die Rechnungen in deine Buchhaltung?
Kläre möglichst vor der Rechnungserstellung, ob dein Kunde privat oder für ein Unternehmen einkauft. So kannst du die benötigten Daten rechtzeitig erfassen und prüfen, welche Rechnungsanforderungen für den jeweiligen Verkauf gelten. Mit helloCash kannst du auch E-Rechnungen erstellen.
Digitale Zahlungsmöglichkeiten für deinen Betrieb
Nimmst du bisher ausschließlich Bargeld an? Dann solltest du neben der geplanten Registrierkassenpflicht auch die Diskussion um digitale Zahlungsmöglichkeiten im Blick behalten. Die Bundesregierung plant, dass im Alltag grundsätzlich Bargeld und mindestens eine digitale Zahlungsoption angeboten werden sollen. Diese Pläne sind von der Kassenpflicht zu unterscheiden und bedeuten nicht automatisch eine Pflicht zur Kartenzahlung ab 2028.
Schon heute kannst du prüfen, welche Zahlungsoption zu deinem Laden, Salon oder Café passt. Mit Kartenzahlungen oder kontaktlosem Bezahlen gibst du deinen Kunden mehr Möglichkeiten, ihre Rechnung zu begleichen.
helloCash bietet verschiedene Lösungen für bargeldlose Zahlungen an. Welche Lösung zu deinen Abläufen passt, findest du auf der Übersichtsseite zu den digitalen Zahlungslösungen von helloCash.
Welche Sanktionen der Entwurf vorsieht
Der Entwurf sieht auch zusätzliche Sanktionen vor. Nach den in der Fachpräsentation erläuterten Vorschlägen könnte ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro drohen, wenn du ein vorgeschriebenes elektronisches Kassensystem nicht verwendest.
Bei Verstößen gegen die geplante digitale Belegbereitstellungspflicht sind bis zu 5.000 Euro vorgesehen.
Außerdem sollen der Einsatz und das gewerbsmäßige Inverkehrbringen bestimmter Programme zur Manipulation elektronischer Kassensysteme ausdrücklich strafrechtlich erfasst werden. Auch diese Änderungen sind geplant und dürfen nicht mit den bereits geltenden Straf- und Bußgeldvorschriften gleichgesetzt werden.
So bereitest du deinen Betrieb auf die geplante Kassenpflicht vor
Du kannst die Vorbereitung in überschaubare Schritte aufteilen. Dafür musst du den Ausgang des Gesetzgebungsverfahrens nicht vorwegnehmen:
- Umsätze auswerten. Dokumentiere deinen Gesamtumsatz und deine Bareinnahmen aus 2026 getrennt. Kläre die Berechnung und mögliche Ausnahmen mit deinem Steuerberater.
- Kassenlösung prüfen. Sieh dir an, ob deine bestehende Kasse die geltenden Anforderungen erfüllt. Wenn du noch eine offene Ladenkasse nutzt, vergleiche digitale Alternativen hinsichtlich Bedienung, Kosten und Funktionen.
- E-Rechnung einplanen. Kläre, welche deiner Verkäufe B2B-Geschäfte sind und wie du die erforderlichen Rechnungsdaten und Formate abdecken kannst.
- Aufzeichnungen und Daten sichern. Prüfe TSE, DSFinV-K, GoBD-konforme Aufzeichnungen sowie die Möglichkeiten zur Sicherung und Archivierung deiner Daten.
- Dein Team vorbereiten. Plane Zeit zum Einrichten und Üben ein. Halte die Kassenabläufe verständlich fest und schule alle, die mit der Kasse arbeiten.
Was du für deine Planung mitnehmen kannst
Die geplante Registrierkassenpflicht in Deutschland ab 2028 ist Mitte Oktober 2026 noch ein Gesetzgebungsvorhaben. Wenn du eine offene Ladenkasse führst, solltest du dennoch deine Umsätze aus 2026 prüfen und dir rechtzeitig einen Überblick über elektronische Kassensysteme verschaffen. Bei einer Neuanschaffung gehören die TSE und deine Anforderungen an die E-Rechnung mit auf die Prüfliste.
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Stand und Quellen
- Stand: 14. Oktober 2026. Die beschriebenen Regelungen zur Registrierkassenpflicht beruhen auf dem Regierungsentwurf und den erläuterten Entwurfsfassungen. Sie sind noch nicht endgültig verabschiedet und können sich ändern. Die bereits gesetzlich geregelte E-Rechnungspflicht ist davon zu unterscheiden.
- [1] Bundesministerium der Finanzen — Digitale Kassen und das Ende der Papierbons. Informationen zum Regierungsentwurf vom 23. September 2026.
- [2] Bundesregierung — Digitale Belege statt Papierbons. Meldung zum Kabinettsbeschluss vom 23. September 2026.
- [3] Bundesministerium der Finanzen — Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung. Offizielle FAQ zu Empfang, Ausstellung, Übergangsfristen, Formaten und Ausnahmen.