Das Jahresende rückt immer näher und somit auch die Inventur. Was ist eine Inventur? Wer muss sie durchführen? Diese und viele weitere Fragen beantworten wir dir hier in unserer Checkliste Inventur.
Die Inventur ist für viele Unternehmer ein sehr anstrengendes und zeitintensives Thema. Es bedeutet hohen Aufwand, nicht nur für die Durchführung selbst, sondern auch für die Vorbereitung und Recherche der Funktionsweise. Damit du diesen Aufwand so weit wie möglich minimieren kannst, haben wir hier eine Checkliste Inventur für dich zusammengestellt. Dabei werden folgende Fragen rund um die Inventurrichtlinien beantwortet:
- Was ist eine Inventur?
- Was muss gezählt werden?
- Wer muss eine Inventur durchführen?
- Warum führt man eine Inventur durch?
- Wann muss die Inventur durchgeführt werden?
- Welche Inventurarten gibt es?
- Wie führe ich die Inventur durch?
Was ist eine Inventur?
Als Inventur wird die mengen- und wertmäßige Bestandsaufnahme der Vermögensteile und Schulden genannt. Unter Vermögensteile werden dabei beispielsweise die auf Lager liegenden Produkte verstanden. Das bedeutet bei der Inventur werden alle Vermögensgegenstände im Lager durchgesehen und aufgeschrieben, wieviel von welchem Gegenstand, und in welchem Wert diese vorhanden sind.
Folgende Hauptaufgaben soll die Inventur erfüllen:
- Sie ist die Grundlage des Jahresabschlusses.
- Die Inventur soll Diebstähle, Schwund, Verlust, etc. aufdecken.
- Sie dient der Korrektur der Lagerbuchhaltung.
Das Ergebnis der Inventur ist das sogenannte Inventar. Dies ist eine ausführliche Aufstellung des Ist-Bestandes an Vermögensgegenständen und Schulden.
Inventur: Was muss gezählt werden?
Welche Gegenstände gehören jetzt aber genau zum Vermögen und was ist mit der Zählung von Schulden gemeint? In diesem Abschnitt erklären wir dir, welche Inventurrichtlinien es gibt, und was du genau zählen musst.
Bei der Inventur wird der Ist-Bestand des Vermögens und der Schulden erfasst. Hinsichtlich Vermögen werden daher das Anlagevermögen und das Umlaufvermögen inklusive der Bestände an Bargeld gezählt. Die eigentliche Inventur ist das zeitaufwendige Erfassen der Vorräte und Waren, welche Teile des Umlaufvermögens sind. Dabei werden die Vorräte und Waren gezählt, gemessen und gewogen. Hinsichtlich des Anlagenvermögens, zu dem beispielsweise Firmenautos zählen, wird die Anlagenliste aus der Anlagenbuchhaltung ausgedruckt und kontrolliert, ob alle Anlagen vorhanden sind.
Bei den Schulden geht es um die Erfassung der Verbindlichkeiten. Dazu zählen beispielsweise Bankdarlehen und Lieferantenverbindlichkeiten. Diese werden jedoch nicht körperlich gezählt, sondern mittels der laufenden Buchhaltung die Ist-Bestände ermittelt.
Wer muss eine Inventur durchführen?
Du fragst dich bestimmt, ob du überhaupt eine Inventur machen musst. Hier in unserer Checkliste Inventur erfährst du, welche Unternehmen zur Durchführung verpflichtet sind.
Die Inventurpflicht trifft bilanzierungspflichtige Unternehmen und Kaufleute. Alle Unternehmen, die nicht buchführungspflichtig sind und nur eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung machen, unterliegen nicht der Inventurpflicht. Freiwillig kann jedes Unternehmen eine Inventur durchführen. Dies kann beispielsweise von Vorteil sein, wenn ein neuer Investor gesucht wird.
Welche Unternehmen bilanzierungspflichtig sind, hängt von zwei Faktoren ab:
- Rechtsform
- Firmengröße
Beschränkt haftende Gesellschaftsformen (z. B. GmbH) und Personenhandelsgesellschaften (z. B. KG) sind immer bilanzierungspflichtig, unabhängig von ihrem Umsatz. Ein Einzelunternehmen beispielsweise muss nur eine Bilanz aufstellen, wenn ein jährlicher Umsatz von mehr als 500.000 € erwirtschaftet wird oder der Jahresgewinn mehr als 50.000 € beträgt.
Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches (HGB) unterliegen einer Inventurpflicht. Sie müssen laut § 240 Abs. 1 HGB jährlich mindestens einmal eine Inventur durchführen.
helloCash haftet nicht für die Richtigkeit der Angaben. Du solltest dich immer mit deinem Steuerberater beraten, ob dein Unternehmen der Inventurpflicht unterliegt oder nicht.
Warum führt man eine Inventur durch?
Natürlich wird in erster Linie eine Inventur durchgeführt, weil sie nun einmal gesetzlich vorgeschrieben ist. Wer zur Durchführung verpflichtet ist, hast du ja bereits von uns erfahren. Dennoch solltest du auch im Hinterkopf behalten, dass die Durchführung für dich selbst als Unternehmer auch von hoher Bedeutung ist.
Immerhin liegt es auch sicher in deinem Interesse festzustellen, ob deine Buchbestände mit deinen tatsächlichen Beständen übereinstimmen. Fehlmengen könnten nämlich auf unsaubere Bestandsführung deiner Mitarbeiter hinweisen. Oder aber im schlimmsten Fall auf Diebstähle.
Fehlbestände können sich auch negativ auf weitere betriebliche Prozesse auswirken. In Produktionsbetrieben kann das große Auswirkungen haben, wenn es dadurch zu Engpässen oder gar zu Lieferverzug führt.
Neben all diesen wichtigen Aspekten der Inventur für dein Unternehmen gibt sie dir auch Auskunft über deine finanzielle Situation. Immerhin ist auch die Bestandsaufnahme deiner Bankbestände, Verbindlichkeiten und Forderungen Teil davon. Dadurch kannst du mögliche Probleme deiner finanziellen Situation frühzeitig aufdecken. Das heißt du kannst die Inventur auch als Frühwarnsystem sehen und hast dadurch genügend Zeit entsprechend gegenzusteuern.
Du siehst also die Inventur ist nicht nur ein gesetzlich vorgeschriebenes Übel, das eingehalten werden muss. Sie hat auch sehr viele Vorteile für dich als Unternehmer und zeigt dir wichtige Aspekte frühzeitig an.
Wann muss die Inventur durchgeführt werden?
Es gibt verschiedene Zeitpunkte, wann eine Inventur durchgeführt werden muss. Laut § 240 Abs. 2 HGB muss von Kaufleuten eine Inventur bei folgenden Situationen durchgeführt werden:
- zum Jahresabschluss
- bei Beginn einer Geschäftstätigkeit/Unternehmensgründung
- bei der Übernahme eines Unternehmens
- beim Verkauf oder der Auflösung des Unternehmens
Im Normalfall wird also die Inventur zum Jahresabschluss durchgeführt. Genauer gesagt muss die Inventur zum Bilanzstichtag erfolgen. Der Bilanzstichtag ist normalerweise der 31.12. In der Realität ist es jedoch nicht möglich, die Bestandsaufnahme genau am Bilanzstichtag vollständig durchzuführen. Deshalb kann die Inventur zehn Tage vor oder nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden und muss dann entsprechend auf den 31.12. vor- oder rückgerechnet werden. Je mehr Tage zwischen dem Durchführungsdatum und dem Bilanzstichtag sind, desto schwieriger ist die Vor- oder Rückrechnung.
Der Bilanzstichtag ist nicht bei allen Unternehmen zwingend der 31.12. Bei einigen Unternehmen, wie beispielsweise Saisonbetrieben, wird es mehr Sinn machen, den Tag am Ender der Saison anzusetzen und dementsprechend dann zu diesem Datum die Inventur durchzuführen.
Welche Inventurarten gibt es?
Es gibt vier verschiedene Inventurarten. Wir erklären dir hier, welche das sind und welche Inventur im Regelfall angewendet wird. Hier ist eine Liste der Inventurarten:
- Stichtagsinventur
- Stichprobeninventur
- permanente Inventur
- vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur
Stichtagsinventur
Wie wir vorher schon erfahren haben, wird die Inventur zum Bilanzstichtag durchgeführt. Dies ist der Regelfall und fällt demnach unter die Art der Stichtagsinventur. Die restlichen drei Arten vereinfachen die Durchführung der Inventur und werden deshalb als „Inventurvereinfachungsverfahren“ bezeichnet.
Stichprobeninventur
Bei der Stichprobeninventur wird keine vollständige körperliche Bestandsaufnahme durchgeführt. Es wird, wie der Name bereits vermuten lässt, nur ein Teil einer bestimmten Warengruppe gezählt. Danach wird mithilfe von mathematisch-statistischen Methoden eine Hochrechnung vorgenommen, um auf den restlichen Teil schließen zu können. Die Aussagekraft dieser Hochrechnung muss einer vollständigen körperlichen Bestandsaufnahme entsprechen.
Diese Art der Inventur ist für sehr teure oder leicht verderbliche Waren nicht erlaubt. Sie ist für sehr große Unternehmen gedacht und es wird eine Genehmigung des Finanzamts benötigt. Dabei entscheidet das Finanzamt, ob eine Vollinventur zumutbar ist oder nicht. Weiters müssen für eine Genehmigung folgende Kriterien erfüllt sein:
- Das Lager besteht aus mehr als 1.000 verschiedenen Artikelarten.
- Die Lagebuchhaltung erfolgt elektronisch und ist zertifiziert.
- Nur 20 % der Waren entsprechen 80 % des Wertes.
Permanente Inventur
Bei der permanenten Inventur wird eine vollständige körperliche Bestandsaufnahme durchgeführt. Anders als bei der Stichtagsinventur erfolgt diese aber nicht zum Bilanzstichtag, sondern über das ganze Jahr verteilt. Wie das gemeint ist? Wir erklären es dir anhand eines Beispiels:
Stell dir vor du bist Unternehmer und hast die Warengruppen A bis D in deinem Lager. Wenn du eine permanente Inventur durchführst, kannst du nun den Zeitpunkt frei wählen. Das heißt, die körperliche Bestandsaufnahme der Warengruppe A nimmst du beispielsweise im Jänner vor, die der Gruppe B im März und so weiter.
Wichtig hierbei ist nur, dass jeder Gegenstand innerhalb des Geschäftsjahres einmal gezählt wurde. Wurde eine Warengruppe körperlich zur Gänze gezählt, erfolgt die Fortrechnung des Ist-Bestands bis zum Bilanzstichtag. Dementsprechend muss eine Lagerbuchführung vorhanden sein, die diese Fortrechnung ermöglicht. Der Vorteil dieser Inventurart ist die Flexibilität.
Vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur
Neben dem Regelfall der Stichtagsinventur gibt es auch die Möglichkeit der vor- oder nachverlegten Stichtagsinventur. Dabei wird die körperliche Bestandsaufnahme zeitlich verschoben durchgeführt. Innerhalb folgender Zeiträume muss jedoch die Inventur vorgenommen werden:
- innerhalb von 3 Monaten vor dem Bilanzstichtag
- innerhalb von 2 Monaten nach dem Bilanzstichtag
Auch hier wird der ermittelte Ist-Bestand dann auf den Stichtag vor- oder rückgerechnet. Das bedeutet, zum ermittelten Bestand bei der Inventur werden alle Wareneingänge hinzugerechnet und die Warenabgänge abgezogen.
Wie führe ich die Inventur durch?
Bisher wurden alle theoretischen Fragen rund um die Inventurrichtlinien geklärt. Wie genau gehst du jetzt aber wirklich bei der Durchführung einer Inventur vor? Diese Frage wollen wir dir in diesem Abschnitt beantworten. Dabei gehen wir vom Regelfall der Stichtagsinventur aus. Folgende Vorgehensweise können wir bei der Durchführung empfehlen:
- Inventurplanung
- Inventur
- Inventurauswertung
Inventurplanung
Um eine Inventur möglichst zeiteffizient durchzuführen, ist eine genaue Inventurplanung notwendig. Dabei sollte nicht nur der Zeitpunkt geplant werden, sondern auch der Personaleinsatz und das optimale Inventurteam.
Wie wir bereits wissen, muss bei einer Stichtagsinventur die Inventur 10 Tage vor oder nach dem 31.12. erfolgen. In der Praxis ist das gerade die Weihnachtszeit und Silvester, wo das meiste Personal im Urlaub ist. Daher sollte unbedingt darauf geachtet werden, den Zeitpunkt für die Inventur so zu wählen, dass das benötigte Personal auch wirklich vorhanden ist.
Die Anzahl an Mitarbeiter, die für die Inventur notwendig sind, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Es macht natürlich einen Unterschied, ob ein Friseur eine Inventur durchführt, oder aber ein Unternehmen mit hunderten verschiedenen Artikeln.
Auch hinsichtlich der Zusammensetzung des Inventurteams sollten einige Aspekte beachtet werden. Es kann von Vorteil sein Mitarbeiter mit einer gewissen Genauigkeit und Zahlenaffinität für diese Arbeit auszuwählen. Normalerweise gibt es immer eine Inventurleitung, welche alles überwacht und verschieden Zählteams, bestehend aus zwei Personen. Das erste Mitglied eines Zählteams hat die Aufgabe die Ware dem zweiten Mitglied zu reichen und wieder zurück zu sortieren. Das besagte zweite Mitglied ist mit dem Zählen und Aufschreiben des Bestandes beschäftigt.
In der Planungsphase sollten zusätzlich alle benötigten Unterlagen und Hilfsmittel vorbereitet werden. Als Besitzer der helloCash Registrierkasse kannst du auch ganz einfach eine Inventurliste per Knopfdruck ausdrucken. Und auch das Festlegen der jeweiligen Inventurbereiche und die Verantwortlichkeiten pro Bereich ist notwendig. Hierbei sollte genau geplant werden, welches Zählteam welche Warengruppen übernimmt.
Inventur
Nach der Inventurplanung steht der große Tag vor der Tür und die Inventur wird durchgeführt. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass alle Mitarbeiter sich an den Plan halten. Es kann natürlich auch notwendig sein, den Plan entsprechend zu adaptieren, falls zu wenig Zeit eingerechnet wurde. Sind die Mitarbeiter mit der Inventur am Ende angelangt, bestätigen sie die Richtigkeit der Angaben mit ihrer Unterschrift.
Inventurauswertung
Nach Beendigung der Inventur werden alle Aufzeichnungen zusammengesammelt und ausgewertet. Ein Warenwirtschaftssystem kann die Auswertung erheblich erleichtern. Dabei wird der bei der Inventur erfasste Ist-Bestand mit dem Soll-Bestand verglichen. Idealerweise sind beide Bestände gleich. Wenn es Fehlbestände gibt, sollte den Ursachen dafür auf den Grund gegangen werden. Mögliche Gründen dafür können folgende sein:
- Diebstahl durch Personal oder Kunden
- Schwund
- Verlust
- Fehler bei der Warenbuchung
- Fehler bei der Inventur
Werden solche Fehlbestände aufgedeckt, sollten Maßnahmen ergriffen werden, um diese zukünftig zu vermeiden. Dies beinhaltet beispielsweise die Diebstahlprävention. Im Einzelhandel kann die Ware gesichert werden und so eine elektronische Diebstahlsicherung gewährleistet werden. Auch die Installation von Überwachungskameras kann effektiv sein.
Damit Verluste und Schwund von Waren minimiert werden können, sind klare Regeln und transparente Abläufe beim Warenhandling notwendig.
Um Fehler bei der Inventur zu vermeiden, ist eine gute Inventurvorbereitung essenziell, genauso wie die aktive Überwachung während der Inventur. Es kann auch sinnvoll sein, bei guten Inventurergebnissen Prämien für die Mitarbeiter anzubieten.
Das wichtigste ist bei der Aufdeckung von Fehlbeständen auch tatsächlich die Ursache zu erforschen und die zuvor vorgeschlagenen Maßnahmen zu treffen. Nur so können zukünftige Fehlbestände vermieden werden. Und dies bedeutet zeitgleich auch weniger Arbeit im Zuge der Inventur.
Fazit
Die Inventur ist ein sehr zeitintensives Thema für viele Unternehmer. Um den Aufwand so gut wie möglich zu minimieren, empfehlen wir eine gute Vorbereitung. Dazu gehört nicht nur das theoretische Wissen rund um das Thema Inventur, sondern auch eine genaue Planung inklusive des Zeitpunktes, Ablauf und Personaleinsatz. Mithilfe unserer Checkliste Inventur bist du also bestens auf die anstehende Inventur vorbereitet. Doch das wichtigste ist, beim Aufdecken von Fehlbeständen Maßnahmen für die zukünftige Vermeidung dieser zu ergreifen. Beachtest du alle diese Punkte wird deine nächste Inventur sicherlich ein Erfolg.
Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.