Elektronisches Kassensystem – warum lohnt sich der Umstieg?

Dass wir im Zeitalter der Digitalisierung leben, geht auch am Einzelhandel und der Gastronomie nicht vorbei. Besonders ältere Geschäfte verfügen häufig noch nicht über ein Kassensystem und arbeiten mit alten Registrierkassen. Mit der Zeit werden diese jedoch immer mehr durch elektronische Kassensysteme ersetzt, da sie den Arbeitsalltag deutlich effizienter gestalten. 

Doch warum genau lohnt sich der Umstieg auf ein elektronisches Kassensystem für Unternehmen so? Computergestützte Systeme vermeiden menschliche Fehler. Produkte werden übersichtlich dargestellt und auch das Lager kann jederzeit abgerufen werden. Durch innovative Systeme werden Arbeitsprozesse beschleunigt. Durch Sicherung sämtlicher Daten wird auch die Buchhaltung vereinfacht und Umsätze sind übersichtlicher darstellbar. Im Allgemeinen optimiert ein elektronisches Kassensystem den Geschäftsalltag und verbessert automatisch auch die Kundenzufriedenheit. 

Wie ist ein elektronisches Kassensystem aufgebaut?

Elektronische Kassensysteme können ganz verschieden aufgebaut sein. Sie werden optimal auf ihren Einsatzbereich und deine persönlichen Vorlieben angepasst. Grundsätzlich kann man elektronische Kassensysteme in zwei verschiedene Arten unterteilen:

Neben der Software, etwa dem Kassensystem von HelloCash, ist es vordergründig die Hardware, die den entscheidenden Unterschied macht. Für elektronische Kassensysteme sind mittlerweile eine ganze Reihe optionaler Zubehörteile auf dem Markt.

Welches Zubehör gibt es für elektronische Kassensysteme?

Je nach Anspruch und Verwendungszweck kann eine E-Kasse ganz unterschiedlich zusammengesetzt werden. Die einzelnen Teile werden genau auf deine Ansprüche angepasst. Folgende Fragen solltest du dir vor dem Kauf stellen:

1. Wie viele Kassen benötige ich?
2. Müssen einzelne Kassen auf verschiedene Mitarbeiter eingestellt werden?
3. Möchte ich mich mit dem Bedienelement (Tablet) frei im Laden bewegen?
4. Möchte auch über andere Geräte auf meine Daten zugreifen?
5. Welche Zusatzfunktionen benötige ich? (Coupons erstellen, Kundenkarten lesen …)
6. Welche Zahlungsarten möchte ich anbieten?
7. Entspricht das Gerät der aktuellen GoBD-Norm (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung)?

Je nach System gibt es eine Vielzahl an Zusatzteilen, dazu gehören beispielsweise:

• Tablet / Touchscreen
• Kassenschublade
• (Bluetooth)Bondrucker
• Kartenlesegerät
• Hand- oder Fingerabdruckscanner
• Waage
• mobile Terminals und Rechnungsdrucker

Welche Vorteile bietet der Umstieg auf eine E-Kasse?

Auch hier hängt der exakte Funktionsumfang von den genauen Bestandteilen deines Kassensystems ab. Eine einfache elektronische Registrierkasse erfasst beispielsweise automatisch alle getätigten Einnahmen und Ausgaben und erstellt am Ende des Tages einen sogenannten Z-Bon. Wesentlich mehr Funktionen sind bei komplexeren Kassensystemen enthalten. 

Neben der Speicherung von Stammdaten und der Bedienung über mobile Geräte gehören dazu auch:

• Drucken von Etiketten
• Anzeige, Speicherung und Ausdruck des Journals
• Gutsschriftverwaltung
• frei definierbare Warengruppen
• Zuteilung verschiedener Berechtigungen je nach Mitarbeiter
• Umsatzberichte
• Lagerverwaltung
• Speicherung aller wichtigen Daten in der Cloud

Im Großen und Ganzen geht es darum, deine Arbeitsabläufe sowohl übersichtlicher als auch effizienter zu gestalten. Viele Aufgaben können durch ein elektronisches Kassensystem stark vereinfacht werden oder sogar ganz entfallen. Zusätzlich erleichtert ein modernes Kassensystem deine Buchhaltung und stellt dir deine Umsätze übersichtlich dar. Während dir dein Arbeitsalltag deutlich erleichtert wird, steigt zudem die Kundenzufriedenheit, da viele Funktionen auch an der Bindung zum Kunden arbeiten.

Fehlerreduzierung

Computergestützte Systeme überzeugen primär aus dem Grund, dass menschliche Fehler vermieden werden. Der Kaufprozess wird für alle optimiert und vereinfacht. In der Gastronomie können falsche Bestellungen durch undeutliche Schrift beispielsweise gänzlich vermieden werden. So besteht ein geringeres Risiko auf Gewinnverlust und Verschwendung. 

Zudem werden alle Produkte kategorisiert und protokolliert. Durch die Hilfe einer optimierten Back-Office-Software werden einheitliche Preise verwendet, auch wenn Rabatte und Preis-Aktionen genutzt werden. So wird sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter an jedem Standort einem Artikel in wenigen Sekunden den richtigen Preis zuordnen kann. 

Mitarbeiteroptimierung

Durch die Anmeldung mehrerer Benutzer kann das elektronische Kassensystem für jeden einzelnen Mitarbeiter eingerichtet werden. Der Mitarbeiter kann sich per Transponder oder Fingerabdruck einloggen und das für ihn optimierte System nutzen. Für dich als Geschäftsinhaber ist so zum Beispiel am Ende des Tages nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter welche Transaktionen gebucht hat.

Steigerung der Kundenzufriedenheit

Im Zeitalter des Internet-Shoppings wird es immer schwerer, Kunden für das eigene Geschäft zu begeistern. Kunden wollen uneingeschränkt über Verfügbarkeit und Preise ihrer gewünschten Produkte informiert sein, ohne ewig zu suchen und am Ende vielleicht erfolglos zu bleiben. Sie wollen weder lange Schlange stehen, noch den ganzen Laden nach einem Mitarbeiter absuchen, der ihnen helfen kann. Auch in diesen Punkten kann die E-Kasse Abhilfe verschaffen. 

Das innovative System kann sich mit deinem E-Commerce synchronisieren und für ein rundum entspanntes Einkaufserlebnis sorgen. Die cleveren Funktionen der Geräte sparen deinen Mitarbeitern zudem Zeit, welche sie stattdessen in die Kundenbetreuung stecken können. Beispielsweise kann die Bestellung im Restaurant über ein Tablet direkt an die Küche gesendet werden. So kann sich der Kellner dem Beziehungsaufbau zum Kunden widmen, ohne dass dabei wertvolle Zeit verloren geht.

Im Einzelhandel sind die Mitarbeiter mit einem Tablet absolut flexibel. Sie müssen nicht am Tresen sitzen und warten, bis der Kunde bei ihnen ist, sondern können sich frei im Geschäft bewegen. Dies bietet verschiedene Vorteile. Schlangenbildung zu Stoßzeiten kann vermieden werden und Beratungen durch Mitarbeiter können zu weiteren Käufen durch den Kunden werden. Der Kunde kann sich gut beraten lassen und bezahlen, ohne dabei zur Kasse gehen zu müssen. 

Einhaltung der GoBD-Norm

GoBD bedeutet ausgeschrieben: „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.“

Diese Norm bezieht sich auf die IT-gestützte Buchhaltung, welche heute üblich ist. Alle Umsätze müssen laut Gesetz nachvollziehbar und elektronisch registriert und gespeichert werden. Das Gesetz bezieht sich hauptsächlich auf folgende Daten:

• Journaldaten
• Änderungsdaten bezüglich Auswertung, Programmierung und Datenänderung
• nachvollziehbare Historie der im System angelegten Artikel, Warengruppen und Preise 
• Bedienungsanleitung des Kassensystems
• Bei Bedarf Protokolle über den Einsatz verschiedener Mitarbeiter.

Um diese Vorgaben problemlos einzuhalten, empfiehlt sich ein zusätzlicher und unabhängiger Speicherort. Hierfür eignet sich zusätzlich zum physischen Speicher des Systems die sogenannte Cloud, in welcher deine Daten sicher online abgespeichert werden. 

Die richtige Software

Stell dir vor, du kannst dir und deinem Kunden ein völlig neues Kauferlebnis bieten. Übersichtliche Angebote, leicht darzustellende Details, schnelles Abfragen von Vorräten und Nachlieferungen und schnelles Beantworten aller Fragen. Selbst die Bezahlung kann durch diverse Zahlungsmöglichkeiten wesentlich flexibler gestaltet werden. 

Im privaten Alltag werden wir bereits von zahllosen Apps unterstützt. Sie helfen uns, Wege zu finden, Informationen zu erhalten und Zeit zu sparen. Auch für elektronische Kassen gibt es Apps, welche genau auf dich und dein Geschäft zugeschnitten werden können. 

Eine App, welche dich rundum zufriedenstellen wird, findest du bei HelloCash. Die App passt sich dir und deinem Geschäft an und wird dir in vielen Punkten Erleichterung verschaffen. Dich erwarten ausgeklügelte Inhalte, einfache Bedienbarkeit und faire Preise.

HelloCash bietet dir die Chance, dich selbst zu überzeugen und die Kassen-App kostenlos zu testen. 

Auf unserer Seite findest du alle HelloCash-Funktionen und weitere Informationen im Überblick. Bei Fragen und Anregungen kannst du jederzeit auf uns zukommen, schließlich sind auch wir an der Optimierung deines Geschäfts interessiert. Dir fehlen bestimmte Funktionen in unserem Repertoire oder du hast Ideen zur Erweiterung? Auf unserer Seite kannst du bis zu 3 Stimmen für deine Wunschfunktionen abgeben! 

Weshalb ist besonders eine plattformunabhängige E-Kasse geeignet?

Der Erfolg des Kassensystems ist stark von der Art und dem Zusammenspiel von Hardware und Software abhängig. Kombinierst du alle Komponenten optimal, kannst du die Software weit über dein Geschäft hinaus nutzen. Im Optimalfall hast du weltweit uneingeschränkten Zugriff auf dein Geschäft und alle wichtigen Daten. Hierfür ist eine plattformunabhängige Software unabdingbar.

Mit einer plattformunabhängigen Software bist du völlig frei, was die Wahl deiner Geräte angeht. Du kannst zusätzlich zu deinem Hauptgerät, etwa einem Kassen-Tablet, mit jedem beliebigen Gerät auf deine Informationen zugreifen. Egal, ob du diese mit einem PC, einem Laptop, oder deinem Smartphone abrufen möchtest. Alles, was du benötigst, ist eine Internetverbindung und deine Zugangsdaten.

Da PCs und Laptops nicht besonders flexibel sind und der Bildschirm eines Smartphones zu klein ist, haben sich im Einzelhandel Tablets etabliert.

Wie viel kostet der Umstieg auf ein elektronisches Kassensystem?

Je nach Anwendungsbereich und deinem Anspruch schwanken die Preise für ein elektronisches Kassensystem. Du solltest vorher genau wissen, welche Funktionen und Komponenten du benötigst, um möglichst effektiv zu handeln. Im Folgenden haben wir dir eine grobe Beispielrechnung mit der Grundausstattung aufgestellt:

Tablet: Etwa 400,00 €

Kassensoftware: Etwa 14,90 € pro Monat

Kartenlesegerät: Etwa 40,00 €

Kassenladen-Kombi: Etwa 400,00 €

Scanner: Etwa 70,00 €

Je nach Anbieter erwarten dich zusätzlich etwa 130,00 € Einrichtungskosten für Tablet und Software.

Die angegebenen Preise dienen der Orientierung und können je nach Anbieter stark schwanken!

Je mehr Funktionen du benötigst, desto höher ist letzten Endes natürlich der Anschaffungspreis. Zusätzlich zum Preis steigt aber natürlich auch die Wertigkeit und Effizienz des Systems. Beim Aufbau eines erfolgreichen Geschäfts sollte hier keinesfalls an den falschen Stellen gespart werden. Ein gutes Kassensystem ist die beste Basis für ein erfolgreiches Geschäft.

Vor- und Nachteile eines elektronischen Kassensystems im Überblick:

Wie du schon merkst, bietet ein elektronisches Kassensystem vielerlei Vorteile. Wir fassen dir die wichtigsten Vorteile noch einmal kurz zusammen:

• umfangreiche Analysen (z. B. Umsatz)
• effizientere Arbeitsweise
• optimierte Arbeitsprozesse
• höhere Kundenzufriedenheit
• besserer Kundenservice
• direkte Einbindung in Warenwirtschaftssysteme
• perfekt abstimmbar auf deine Bedürfnisse
• flexibel erweiterbar
• Fehlerquote wird minimiert

Als einziger Nachteil ist nur der Kostenfaktor zu erwähnen. E-Kassen sind relativ teuer in der Anschaffung, da es sich um komplexe Systeme handelt. Bedenkt man allerdings, wie viel Arbeit einem das innovative Kassensystem abnimmt und erleichtert, relativiert sich der Preis schnell. Zusätzlich streben diese Systeme immer eine Umsatzsteigerung durch optimierte Arbeitsabläufe an. 

Einarbeitung

Ein zusätzlicher Pluspunkt eines elektronischen Kassensystems ist die einfache Einarbeitung. Da heutzutage die meisten Menschen auch im privaten Bereich mit Tablets und Handys zu tun haben, ist es selten absolutes Neuland für einen Mitarbeiter, wenn er ein Tablet in der Hand hält. Die Bedienung erfolgt meins völlig intuitiv und vor allem die jüngeren Mitarbeiter sind meist in kürzester Zeit umfangreich eingearbeitet.

Fazit: Effizientere Arbeitsabläufe, hohe Sicherheit und wachsende Kundenzufriedenheit

Wir haben dir die wichtigsten Informationen zum elektronischen Kassensystem vermittelt und zusammengetragen, weshalb sich der Umstieg lohnt. Du solltest kaum noch einen Zweifel daran haben, dass ein Wechsel eine Vielzahl an Vorteilen bringt. Da der technische Fortschritt nicht stehen bleibt, ist es immer richtig, die aktuellsten Innovationen zu nutzen.

_{Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.}