Du fragst dich, was ein Zählprotokoll ist und ob du verpflichtet bist ein solches zu führen? Dann bist du hier richtig. In diesem Artikel erfährst du alles, was du zum Thema wissen musst.
Was ist ein Zählprotokoll?
Beim Zählprotokoll handelt es sich um eine detaillierte Aufstellung der Stückelungen aller Münzen und Scheine deiner Kasse. Es geht hier also darum, wie viel Geld in Form von Münzen und Scheinen in deiner Kasse waren.
Ist ein Zählprotokoll Pflicht?
Es gibt keine Verpflichtung ein Zählprotokoll zu erstellen oder aufzubewahren. Der Inhalt einer Kasse muss jedoch immer gezählt werden. Hierzu muss eine Dokumentation angefertigt werden. Dabei eignet sich das Zählprotokoll besonders gut.
Welche Vorgaben muss ein Zählprotokoll erfüllen?
Rechtliche Vorgaben für ein Zählprotokoll gibt es nicht. Du kannst dein Zählprotokoll also selbst erstellen oder nutzt dazu einfach ein vorgefertigtes Template. Ein Beispiel eines Zählprotokolls sowie eine Excel Vorlage findest du weiter unten. Wenn du dir unsicher bist, kann dein Steuerberater dir sicherlich ein Zählprotokoll zur Verfügung stellen.
Grundlegend musst du die folgenden Punkte beachten, wenn du ein Zählprotokoll erstellst:
- eine Einheit pro Zeile
- Summe der Einzelbeträge muss aufgeführt sein
- Zählprotokoll muss Datum enthalten
- Unterschriftsfeld (Zählprotokoll muss von zählender Person unterschrieben werden.)
Ein Beispiel für ein tabellarisches Zählprotokoll findest du weiter unten in diesem Beitrag.
Wozu brauche ich ein Zählprotokoll?
Wenn du ein Kassenbuch bzw. Kassenbericht führst, musst du täglich den Endbestand ermitteln. Ein wichtiges Thema dazu ist auch der Z-Bon.
Grundlegend gilt: Nur wer zählt, kann sicherstellen, dass das Geschäft auch gut läuft. Du zählst also einfach alle Münzen und Scheine, um einen Endbestand zu ermitteln.
Im Zählprotokoll wird detailliert festgehalten, welche Cent-Münzen und Euro-Scheine sich in deiner Kasse befinden. Hier werden tatsächlich alle Münz- und Scheinarten aufgelistet:
Zu listende Münzen:
- 1 Cent
- 2 Cent
- 5 Cent
- 10 Cent
- 20 Cent
- 50 Cent
- 1 Euro
- 2 Euro
Zu listende Scheine:
- 5 Euro
- 10 Euro
- 20 Euro
- 50 Euro
- 100 Euro
- 200 Euro
- 500 Euro
Wie sieht ein gewöhnliches Zählprotokoll aus?
Ein Zählprotokoll wird in der Regel in Tabellenform erstellt. Hierdurch ergibt sich eine übersichtliche Darstellung des vorhandenen Kasseninhalts.
Beispiel für ein Zählprotokoll
| Schein/Münze | Anzahl | Betrag in Euro |
| 1 Cent | 5 | 0,05 |
| 2 Cent | 10 | 0,20 |
| 5 Cent | 50 | 2,50 |
| 10 Cent | 3 | 0,30 |
| 20 Cent | 7 | 2,10 |
| 50 Cent | 19 | 9,50 |
| 1 Euro | 21 | 21,00 |
| 2 Euro | 13 | 26,00 |
| 5 Euro | 10 | 50,00 |
| 10 Euro | 10 | 100,00 |
| 20 Euro | 12 | 240,00 |
| 50 Euro | 15 | 750,00 |
| 100 Euro | 1 | 100,00 |
| 200 Euro | 2 | 400,00 |
| 500 Euro | 1 | 500,00 |
| Kassenbestand | 2.201,65 |
Zählprotokoll Excel Vorlage
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Zählprotokoll 2021 – Lohnt sich der Aufwand?
Grundsätzlich ja. Auch, wenn du gesetzlich nicht dazu verpflichtet bist, ein Zählprotokoll zu führen, dient es natürlich als Basis für deinen Kassenbericht. Außerdem kann es als wichtiger Nachweis dienen, wenn es bei einer Betriebsprüfung zu Unklarheiten kommt.
Sollte die Finanzbehörde auf Unstimmigkeiten aufmerksam werden, kann es nämlich schnell ungemütlich werden. Da lohnt es sich, ein detailliertes Zählprotokoll in der Hinterhand zu haben.
Grundsätzlich sorgt ein Zählprotokoll für ein gutes Gefühl und bietet dir ein zusätzliches Sicherheitsnetz.
Geschäftsprozesse optimieren – Zählprotokoll Kasse
Hast du dich schon mal gefragt, wie du deine Geschäftsprozesse vereinfachen kannst? Es gibt viele Möglichkeiten, Prozesse effizienter zu gestalten. Ein modernes Kassensystem gibt dir zum Beispiel die Möglichkeit, deinen Kundenstamm detailliert abzubilden und Maßnahmen zur Kundenbindung zu ergreifen.
Bei helloCash haben wir uns auf die Entwicklung von innovativen Kassensystemen spezialisiert. Hier kannst du dir einen ersten Überblick zum Funktionsumfang verschaffen.
Aber warum sind moderne Funktionen bei einem Kassensystem heutzutage so wichtig?
Hier nur ein paar Gründe:
- Die Digitalisierung schreitet voran und fordert immer höhere technologische Standards.
- Gute Steuerberater arbeiten mittlerweile fast ausschließlich digital und erwarten dies auch von ihren Mandanten. Ein wichtiges Stichwort dazu ist DATEV.
- Gesetze und Verordnungen ändern sich stetig – Unternehmer haben die Wahl: Sie können sich entweder jedes mal neu in die Thematik einlesen oder ein Kassensystem nutzen, welches sich automatisiert auf den neuesten gesetzlichen Stand aktualisiert und somit immer gesetzeskonform ist.
- Kundenbindung war noch nie so wichtig wie heute, denn die Konkurrenz ist durch das Internet nur einen Klick entfernt. Durch innovative Funktionen zur Kundenbindung kann helloCash dir dabei helfen, dich von der Konkurrenz abzugrenzen.
Warum ist Gesetzeskonformität so wichtig?
Steuergesetze sind nicht dein Fachgebiet? Dann ist es nicht gerade einfach, den Dschungel an Gesetzen und Verordnungen immer zu durchblicken.
Leider werden auch jedes Jahr neue Verordnungen erlassen oder bestehende Gesetze verschärft. Und lass uns einmal ganz ehrlich sein: Du bist Unternehmer und solltest dich daher zu 100 % auf dein Kerngeschäft konzentrieren.
Das Problem:
Als Unternehmer bist du grundsätzlich verantwortlich für alle Aktivitäten in deinem Betrieb. Also auch für die ordnungsgemäße Buchführung. Sei also vorsichtig. Denn seit 2018 dürfen Prüfer der Finanzbehörden ganz ohne Ankündigung eine Betriebsprüfung bei dir durchführen. Eine Kassennachschau ist bei einer solchen Prüfung vorprogrammiert.
Auf welche Gesetzgebungen muss ich besonders achten?
Es gibt viele Vorschriften und Gesetze, die du als Unternehmer beachten musst. Hinsichtlich der Buchführung gibt es aber 3 spezielle Gesetze, die du dir besonders gut anschauen solltest.
Lass uns einmal einen Blick auf die KassenSichV, GoBD und DSGVO werfen.
KassenSichV
Die Kassensicherungsverordnung (kurz: KassenSichV) trat im Jahr 2020 in kraft und sollte auf keinen Fall unterschätzt werden. Bei Nichteinhaltung dieser Verordnung drohen dir bis zu 25.000 Euro Bußgeld. Klingt nicht gerade angenehm, oder? Um wirklich auf der sicheren Seite zu sein, solltest du dich vor allem über die folgenden Themen informieren:
Dies sind die wichtigsten Punkte. Die gute Nachricht: Du musst kein Profi auf diesem Bereich werden. Es reicht, wenn du von diesen Themen gehört hast. Mit einer gesetzeskonformen Registrierkasse bist du abgesichert, wenn es um die Konformität der KassenSichV geht. Hier erfährst du alles über die Kassensicherungsverordnung.
GoBD
Vorsicht, es folgt eine extrem lange Bezeichnung: Die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”, kurz GoBD, dienen zur Sicherstellung einer nachvollziehbaren Dokumentation von steuerlich relevanten Dokumenten. So lang, so komplex. Was heißt das aber konkret? Nun, du musst hinsichtlich der GoBD sicherstellen, dass du deine Dokumente übersichtlich verwaltest.
DSGVO
Daten sind in der heutigen Zeit sehr wertvoll. Aus diesem Grund wurde die DSGVO entwickelt. Eine Verordnung, die die Ablage von sensiblen (Kunden-) Daten steuert. Leider nehmen viele Unternehmer diese Verordnung nicht sehr ernst – obwohl bei Nichteinhaltung saftige Strafen drohen. Wir haben dafür gesorgt, dass unser Kassensystem zu 100 % DSGVO-konform ist. Du musst dir also um diese Verordnung keine Sorgen machen.
Mehr Sicherheit, weniger Sorgen – helloCash macht’s möglich
Was hat es nun damit auf sich? Zählprotokoll Excel Vorlage, Zählprotokoll Kasse, Zählprotokoll? Wir haben dir in diesem Beitrag alle Informationen zum Thema Zählprotokoll vermittelt und dich zudem auf weitere wichtige Gesetze und Verordnungen hingewiesen.
Was du aus diesen Informationen machst, bleibt natürlich dir überlassen. Wir geben dir jedoch noch einen Hinweis mit an die Hand: Vorsicht ist besser als Nachsicht.
Daher empfehlen wir dir, dich bestmöglich digital aufzustellen. Am besten geht das mit einem innovativen Kassensystem, dass dir durch verschiedene clevere Funktionen den Arbeitsalltag erleichtert. Kostprobe gefällig? Dann teste helloCash doch einfach direkt aus. Völlig gratis und unverbindlich.
Du brauchst noch weitere Informationen zu den einzelnen Funktionen von helloCash? Kein Problem. Hier sind die Top 3 Funktionen, die dir das Kassensystem von helloCash bietet:
- Kartenzahlung
Steigere deine Umsätze, in dem du mit der Kartenzahlung eine der gängigsten Zahlungsmethoden anbietest.
- Plattformunabhängigkeit
Mach dir keine Sorgen um die Plattform. Denn helloCash läuft auf Tablets, Smartphones und PCs. Du kannst sogar via Browser auf unser System zugreifen.
- Clevere Export-Funktion für steuerliche Auswertungen
Durch die einfache Export-Funktion kannst du wichtige Daten ganz einfach an deinen Steuerberater weiterleiten.
Fazit: Zählprotokoll ist keine Pflicht, jedoch sehr sinnvoll
Es ist sicherlich nicht verkehrt, deinen Kassenbestand sorgfältig und systematisch zu dokumentieren. Ein Zählprotokoll kann hier helfen. Wir haben dir etwas weiter oben gezeigt, wie du dein eigenes Zählprotokoll erstellst und was du bei der Ablage beachten solltest. Auch, wenn das Zählprotokoll nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, solltest du deine Finanzen so gut wie möglich im Blick behalten. Ein modernes Kassensystem hilft dir bei der Erstellung von detaillierten Auswertungen und sorgt für eine gesetzeskonforme Arbeitsweise. Außerdem kannst du deine täglichen Arbeitsprozesse clever optimieren, indem du die vielen Funktionen von helloCash nutzt. Du möchtest helloCash selbst ausprobieren? Dann teste unser System doch einfach direkt aus. Völlig gratis und unverbindlich.